En corto
Una cuota impagada se cobra si se ve la primera semana. A partir del segundo mes deja de ser un cobro y se convierte en una negociación, y a partir del tercero la mayoría de los clubes ya no reclama.
Por qué siempre se descubren tarde
Porque el impago no genera ningún acontecimiento. Cuando un socio paga, alguien cobra y se entera. Cuando no paga, no pasa nada: nadie viene, nadie avisa, no suena nada. La ausencia no se nota si no hay algo que la busque.
De ahí sale la única regla que cambia el resultado: el impago tiene que buscarte a ti, no al revés. Sea con un aviso automático, sea con una lista que se mira los lunes, pero no puede depender de acordarse.
El calendario que funciona
Esto no lo inventa un programa: es cómo lo llevan los clubes a los que no se les acumula. Cuatro momentos, y ni uno más.
| Cuándo | Qué se hace | Por qué así |
|---|---|---|
| 3 días antes de vencer | Aviso amable de que toca | La mitad de los impagos son despistes, y este los evita |
| Al día siguiente de vencer | Aviso de que no ha entrado | Aún es un recordatorio, no una reclamación |
| A los 7 días | Contacto personal, no automático | Aquí se distingue el despiste del problema |
| A los 30 días | Decisión: plan de pago o suspensión | Dejarlo correr más es decidir no cobrar |
Los tres números que hay que poder ver
Da igual la herramienta. Si un lunes por la mañana no puedes contestar a estas tres preguntas en menos de un minuto, el control no existe:
- Cuántas cuotas están vencidas y de cuánto dinero hablamos en total.
- Cuáles vencen esta semana, para evitarlas antes de que ocurran.
- Quién arrastra más de un periodo, que es la lista corta donde está casi todo el dinero.
En el programa de gestión de cuotas de socios esos tres números están en el panel del club, calculados de los recibos reales — no escritos a mano. La cuota se define una vez y los recibos se emiten cada periodo, así que la lista de vencidas se llena sola aunque nadie la mire.
Un club que sabe quién debe puede decidir. Uno que no lo sabe solo puede enfadarse a destiempo.
El caso difícil: el socio que debe y sigue consumiendo
Es el que más dinero se lleva y el que más se evita nombrar. La deuda de cuota se junta con la del mostrador, y para cuando alguien suma las dos ya no es una cuota atrasada: es un problema.
La solución no es echar a nadie. Es que quien está en el mostrador lo sepa en el momento de servir, sin tener que consultar nada ni tomar una decisión incómoda delante de otros. Un aviso al apuntar el consumo basta: quien sirve no discute, avisa.
Lo mismo vale para la puerta: si el club lleva control de acceso, la cuota vencida puede avisar al entrar. La norma se aplica sola y deja de depender de quién esté ese día — que es lo que la hace justa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar las cuotas por domiciliación con Kommyt?
Todavía no. Kommyt lleva la emisión, el estado y la reclamación de cada recibo, pero el cargo bancario se hace fuera. Si lo que necesitas es la remesa SEPA automática, hoy no es tu programa y prefiero decírtelo.
¿Se pueden poner recargos por impago?
Puedes registrarlo como un concepto más de la deuda. Antes de aplicarlo, míralo con vuestros estatutos: un recargo que no está previsto se discute, y una deuda discutida no se cobra.
¿Y si el socio se da de baja debiendo?
La deuda no desaparece con la baja. Lo que cambia es que ya no hay palanca: por eso el calendario de arriba pone la decisión en el día 30, cuando el socio todavía viene.
¿Cuántos avisos automáticos son demasiados?
Dos. Uno antes de vencer y uno al vencer. A partir del tercero la gente deja de leerlos, y entonces el aviso deja de servir justo cuando más falta hace.
Y desde aquí
Kommyt para clubes socialesCuotas que se emiten solas y una lista de vencidas que se llena sin mirarlaControl de consumos por socioLa otra mitad del problema: lo que se debe en el mostradorEsto es una guía, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Antes de tomar una decisión con consecuencias legales, consúltalo con quien corresponda.