En corto
Para controlar cuotas en Excel hacen falta ocho columnas y dos fórmulas: una que calcule los días que faltan para el vencimiento y otra que traduzca ese número a «Al día», «Avisar» o «Vencida». Sin esas dos, la hoja guarda datos pero no avisa de nada.
La plantilla, para empezar ya
Descargar la plantilla de control de cuotas (CSV, 0,4 kB) — se abre en Excel, en Google Sheets, en LibreOffice y en Numbers.
No pide el correo ni nada. Y es un CSV, no un `.xlsx`, por tres razones concretas: se abre igual en las cuatro hojas de cálculo que usa la gente, no lleva macros —así que no salta ningún aviso de seguridad— y no trae fórmulas dentro. Las fórmulas están más abajo, escritas, para pegarlas tú: así ves lo que pegas.
Trae tres filas de ejemplo marcadas como tal. Bórralas antes de empezar; están para que se vea de un golpe qué formato lleva cada columna.
Las ocho columnas, y por qué cada una
Ni una más. Cada columna extra es una columna que hay que rellenar cien veces y que se queda a medias a la tercera semana.
| Columna | Qué va | Por qué hace falta |
|---|---|---|
| Nº socio | El número del padrón | Es lo único que no cambia. Dos socios pueden llamarse igual |
| Nombre y apellidos | Tal cual | Para hablar con la persona, no con una fila |
| Cuota (€) | El importe, con coma decimal | Formato número, no texto: si no, no suma |
| Periodicidad | Mensual, trimestral, anual | Decide cuánto sumarle a la fecha del último pago |
| Último pago | Fecha, AAAA-MM-DD | Es el dato de verdad. Todo lo demás se calcula de aquí |
| Próximo vencimiento | Fecha | Se pone a mano o se calcula; ver la fórmula de abajo |
| Estado | Al día / Avisar / Vencida | NO se escribe: se calcula. Escrito a mano, envejece |
| Notas | Lo que se haya hablado | «Avisado el 5 por teléfono» vale más que cualquier gráfico |
Las dos fórmulas que convierten la hoja en un aviso
Aquí está toda la diferencia. Sin esto la hoja guarda cuotas; con esto avisa de las que vencen. Son dos columnas nuevas, la I y la J, a la derecha de las ocho.
Columna I · Días para vencer. En la celda `I2` y arrastrando hacia abajo:
=F2-HOY()
`F` es Próximo vencimiento. Da un número: positivo si aún queda, negativo si ya pasó. Ponle formato de número, no de fecha — si no, Excel te enseña una fecha de 1900 y parece que está roto.
Columna J · Estado. En `J2`, arrastrando igual:
=SI(I2<0;"Vencida";SI(I2<=3;"Avisar";"Al día"))
En Google Sheets y en Excel en inglés la función es `IF` y los argumentos van con comas: `=IF(I2<0,"Vencida",IF(I2<=3,"Avisar","Al día"))`. El resto es idéntico.
Y el remate: selecciona la columna J, Formato → Formato condicional, y pon rojo cuando el texto sea «Vencida» y ámbar cuando sea «Avisar». Es lo único que hace que la hoja se mire. Un número entre cien números no se ve; un bloque rojo sí.
Para que el vencimiento se calcule solo desde el último pago, en `F2`: `=FECHA.MES(E2;SI(D2="Mensual";1;SI(D2="Trimestral";3;12)))`. Lo dejo aparte porque es la fórmula que más se rompe al copiarla, y la hoja funciona perfectamente poniendo esa fecha a mano.
La rutina de los lunes, que es la mitad del trabajo
Una hoja con las dos fórmulas puestas sigue sin servir de nada si nadie la abre. Lo que funciona en los clubes a los que no se les acumula es siempre lo mismo, y no es un programa: es un momento fijo.
- Lunes por la mañana, abre la hoja y ordena por la columna J.
- Las «Vencida» primero: una llamada o un mensaje, persona a persona. No un envío masivo.
- Las «Avisar»: un recordatorio amable, que evita la mitad.
- Apunta en Notas qué has hecho y cuándo. Es la columna que más se agradece dentro de tres semanas.
- Actualiza Último pago de lo que haya entrado. Es el único dato que se teclea.
El impago tiene que buscarte a ti, no al revés. Da igual si lo hace un programa o una columna en rojo: lo que no puede es depender de acordarse.
Si quieres el calendario de avisos completo —cuándo avisar, cuándo llamar y cuándo parar— está en cuotas impagadas: cómo verlas a tiempo.
En qué momento el Excel deja de servir
Esta es la sección que de verdad importa, y va con números en vez de con «cuando crezcas». Una hoja de cálculo aguanta muchísimo más de lo que dicen los que venden programas; lo que no aguanta son cuatro cosas concretas.
| Cuando pasa esto | Qué se rompe | Y no se arregla con otra columna |
|---|---|---|
| Dos personas tocan la hoja | Aparecen «control de cuotas (1).xlsx» y «copia de control de cuotas» | Es el fallo nº 1, y llega mucho antes que el volumen. Google Sheets lo aguanta; un fichero en un pendrive, no |
| Pasas de ~150 socios | Ordenar y filtrar cien filas va bien; cuatrocientas ya cuesta, y los errores de tecleo dejan de verse | El problema no es Excel: es que nadie repasa cuatrocientas filas a ojo |
| Hay que cruzar cuotas con consumos o con la puerta | Aparece un BUSCARV entre hojas, y con él el primer #N/D que nadie sabe de dónde sale | Aquí se acaba de verdad: son dos datos que cambian a la vez y una hoja no puede mantenerlos cuadrados |
| Alguien pide sus datos, o borrarlos | Están en un fichero que se ha copiado por correo y por WhatsApp, y no hay forma de saber cuántas copias hay | Es la única de las cuatro que además es una obligación legal, no una molestia |
Cuando llegue alguna de esas cuatro, lo que sustituye a la hoja no es otra hoja mejor: es algo que tenga el padrón, las cuotas y los consumos en el mismo sitio. Eso es lo que hace Kommyt para clubes sociales, y el paso de una cosa a otra se hace importando el CSV — o sea, esta misma hoja.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla pide registrarse o dejar el correo?
No. Se descarga y punto. Pedir el correo por una hoja de cálculo obligaría a tratar datos personales —con su base jurídica, su plazo y sus derechos— y no posiciona mejor.
¿Por qué es un CSV y no un archivo de Excel?
Para que se abra igual en Excel, Google Sheets, LibreOffice y Numbers, para que no lleve macros que disparen avisos de seguridad, y para que no traiga fórmulas dentro: una celda descargada que empieza por «=» es el patrón de inyección en hojas de cálculo. Las fórmulas están escritas en el artículo para que las pegues viéndolas.
¿Cuántos socios aguanta una hoja de cálculo?
Más de los que dicen. Hasta unos 150 va bien si la lleva una sola persona. Lo que rompe el sistema antes que el volumen es que la toquen dos personas: ahí aparecen las copias con «(1)» en el nombre y ya no hay una versión buena.
¿Vale esta misma hoja para una asociación o un club deportivo?
Sí. Las ocho columnas son las mismas; solo cambia el vocabulario (socio, miembro, abonado) y la periodicidad, que en las asociaciones suele ser anual.
¿Puedo pasar esta hoja a Kommyt más adelante?
Sí, se importa como CSV. Por eso las fechas van en AAAA-MM-DD y la cuota como número: son los dos formatos que no se interpretan mal al importar.
Y desde aquí
Kommyt para clubes socialesEl padrón, las cuotas y los consumos en el mismo sitio, cuando la hoja se queda cortaCuotas impagadas: cómo verlas a tiempoEl calendario de avisos completo, que funciona con hoja o sin ellaEl libro de socios, en digitalLa otra mitad del mismo problema: el padrón del que salen las cuotasEsto es una guía, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Antes de tomar una decisión con consecuencias legales, consúltalo con quien corresponda.