En corto
El aforo de tu club es un número concreto que está en la licencia de actividad del local. Controlarlo es saber en cada momento cuánta gente hay dentro, y poder demostrar después cuánta hubo.
Tu aforo no lo decides tú: está escrito
Quién puede pedírtelo, y con qué motivo:
| Quién | Qué mira normalmente |
|---|---|
| Ayuntamiento | Que se cumpla la licencia y la ordenanza del municipio |
| Bomberos / prevención | Salidas, recorridos y ocupación máxima |
| Policía local | Ocupación en el momento de la visita |
| Tu aseguradora | Que el siniestro no ocurriera con el local por encima de aforo |
La aseguradora es la que más se olvida y la que más caro sale. Una póliza puede discutir la cobertura si el local estaba por encima de su ocupación máxima, y ahí el «más o menos» no vale.
Contar de verdad, sin poner a nadie en la puerta
Casi todos los clubes empiezan con el método del clicker o con la cuenta mental de quien está en la barra. Los dos fallan por el mismo motivo: nadie apunta las salidas.
| Método | Qué falla | ¿Sirve de prueba? |
|---|---|---|
| A ojo | Se sobreestima cuando hay ruido y movimiento | No |
| Clicker en la puerta | Se cuentan entradas, no salidas. Solo sube | No |
| Hoja de firmas | Se firma al entrar y nadie al salir | A medias |
| Registro de entrada y salida | Requiere que se marque también al salir | Sí, si tiene hora |
En un club esto se puede hacer sin fricción porque ya hay un gesto natural: el socio se identifica al llegar. Si ese mismo gesto marca la entrada, y el cierre del día vacía el aforo, la cuenta se lleva sola. Así está montado en Kommyt: puedes verlo en el software de control de acceso para clubes.
Qué registrar, y qué no
Aquí conviene la misma prudencia que en el padrón: cada dato que se guarda es un dato que hay que proteger. Un registro de accesos dice a qué hora estuvo cada persona en un sitio, y eso es información sensible aunque el sitio sea un club.
- Suficiente: quién entró, a qué hora, y a qué hora salió. Con eso se reconstruye la ocupación de cualquier momento.
- Innecesario: fotos, ubicación, o cualquier dato biométrico. Añaden riesgo y no mejoran el control.
- Con plazo: el registro no se guarda para siempre. Se conserva mientras pueda hacer falta y luego se archiva.
- Con acceso limitado: quién ha entrado hoy no tiene por qué verlo todo el personal.
Y aplica lo de siempre: si el registro lo guarda un programa de otro, ese otro es encargado del tratamiento y hace falta el contrato. Está contado en el contrato de encargado.
El día que lo preguntan
Lo que se pide en una visita no suele ser un informe: es una respuesta en el momento y, a veces, poder mirar hacia atrás. Tres cosas que conviene tener resueltas antes:
- Cuánta gente hay dentro ahora, en una pantalla y sin sumar nada a mano.
- Cuál es tu aforo autorizado, a mano y sin buscar en un cajón. Tenerlo escrito al lado del contador evita la discusión.
- Qué pasó un día concreto, si lo preguntan por un incidente. Para eso hace falta que el registro guarde la hora, no solo el día.
Si el sistema no puede decirte cuánta gente hay dentro ahora mismo, no estás controlando el aforo: estás llevando una lista.
Cuándo no necesitas esto
Y una cosa que sí conviene hacer aunque no lleves control ninguno: busca tu licencia y apunta el número. Cuesta diez minutos y es la mitad del problema.
Preguntas frecuentes
¿Dónde miro cuál es el aforo de mi local?
En la licencia de actividad o de apertura, que emitió tu ayuntamiento. Ahí está la ocupación máxima autorizada. Si no la encuentras, se puede pedir copia en el propio ayuntamiento.
¿Es obligatorio llevar un registro de quién entra?
Depende de la normativa de tu comunidad autónoma y de los estatutos del club; no hay una regla única para toda España. Lo que sí es exigible siempre es no superar el aforo, y sin registro es difícil demostrar que no se superó.
¿Cuánto tiempo guardo el registro de accesos?
Solo mientras sea necesario. Es un dato personal, así que conviene fijar un plazo, escribirlo y cumplirlo, en vez de acumularlo indefinidamente.
¿Necesito un torno o un lector para controlar el aforo?
No. Basta con que el gesto de identificarse al entrar quede registrado, y que se marque también la salida. El hardware ayuda con el volumen, no es lo que hace el control.
Y desde aquí
Kommyt para clubes socialesControl de acceso y aforo en tiempo real, con el padrón al lado.El libro de socios digital: qué tiene que tenerQuién puede entrar empieza por saber quién es socio.El contrato de encargado que tu club debe firmarUn registro de accesos son datos personales.Esto es una guía, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Antes de tomar una decisión con consecuencias legales, consúltalo con quien corresponda.