En corto
Un libro de socios es el registro de quién pertenece al club, desde cuándo y en qué situación. Tiene que estar completo, tener fecha en cada cambio y poder enseñarse: si un socio pide sus datos o su baja, hay un mes para responder.
Qué tiene que tener, como mínimo
Estos son los campos que hacen falta de verdad. Todo lo demás es opcional y conviene pensárselo dos veces, porque cada dato que se guarda es un dato que hay que proteger.
| Dato | Para qué sirve | ¿Imprescindible? |
|---|---|---|
| Número de socio | Identificarlo en la barra sin decir su nombre en alto | Sí |
| Nombre y apellidos | Identificación básica | Sí |
| Documento de identidad | Evitar altas duplicadas y acreditar la identidad | Sí |
| Fecha de alta | Antigüedad, cuotas y derechos de voto | Sí |
| Situación (activo, suspendido, baja) | Saber quién puede entrar hoy | Sí |
| Teléfono o correo | Avisar de cuotas y asambleas | Recomendable |
| Fecha de baja y motivo | Reconstruir el histórico y defender una expulsión | Sí, si hay bajas |
| Quién lo avaló | En los clubes donde el alta la respalda otro socio | Según los estatutos |
Lo que exige el RGPD, sin rodeos
Un libro de socios es un fichero con datos personales, así que le aplica el Reglamento General de Protección de Datos y la ley española que lo desarrolla. En la práctica, esto significa cuatro cosas concretas.
- Saber por qué guardas cada dato. La relación de socio es la base legal para el padrón y las cuotas. Para mandar publicidad hace falta otra cosa: consentimiento aparte.
- Poder responder en un mes. Si un socio pide ver sus datos, corregirlos o irse, hay un plazo. Con un Excel repartido en tres ordenadores, ese plazo es un problema.
- Que solo lo vea quien deba. No todo el mundo que está detrás de la barra necesita ver el documento de identidad de nadie.
- Tener firmado el contrato con quien te guarda los datos. Si el programa es de otro, ese otro es *encargado del tratamiento* y el contrato es obligatorio. Lo contamos entero en el contrato de encargado.
Cuánto tiempo se guarda a quien se va
Es la pregunta que más se falla, y en los dos sentidos: hay quien borra al día siguiente y quien guarda todo para siempre. Las dos son equivocaciones.
Borrar del todo a quien se da de baja rompe el histórico: deja de cuadrar la contabilidad de las cuotas que sí pagó, y si hubo una expulsión desaparece la prueba de por qué. Guardarlo indefinidamente tampoco vale: el RGPD obliga a conservar los datos solo mientras sean necesarios.
La salida razonable es la que usan casi todas las entidades: se archiva, no se borra, y se conserva mientras pueda haber una reclamación o mientras lo exija la obligación contable. Lo prudente es dejarlo escrito en el club —cuánto y por qué— y cumplirlo.
Del Excel a un programa, sin perder el histórico
El orden que funciona:
- Exportar todo el Excel, bajas incluidas, sin filtrar.
- Buscar duplicados por documento de identidad, nunca por teléfono: en un club es normal que dos personas de la misma familia compartan móvil.
- Cuadrar el número de fichas y el saldo total ANTES y DESPUÉS. Si no coinciden, la migración no ha terminado.
- Conservar el número de socio de siempre. Cambiarlo obliga a reeducar a todo el mundo, incluida la barra.
En Kommyt esto se hace con un CSV y el importador avisa de lo que no cuadra en vez de tragárselo. Puedes ver cómo queda el padrón en el programa de gestión de socios.
Cuándo el Excel te basta
Lo que sí conviene hacer aunque te quedes en el Excel: revisar quién tiene acceso al fichero, y firmar el contrato de encargado con quien te lo aloja.
Preguntas frecuentes
¿El libro de socios tiene que estar en papel?
No. Puede llevarse en formato digital siempre que esté completo, se pueda consultar y se conserve. Lo que importa es que refleje los cambios con su fecha, no el soporte.
¿Puedo guardar el DNI de los socios?
Sí, si lo necesitas para identificarlos y evitar altas duplicadas. Lo que no debes es guardar una copia escaneada sin una razón concreta, ni dejarla visible para todo el personal.
¿Qué pasa si un socio pide que borren sus datos?
Tienes un mes para responder. Puedes negarte a borrar lo que necesitas conservar por obligación legal o contable, pero tienes que explicárselo, y el resto sí se borra.
¿Hay que dar de baja al socio que deja de pagar?
Depende de los estatutos del club, no de la ley general. Lo habitual es suspender primero y dar de baja después de un plazo, y que quede registrado cuándo y por qué.
Y desde aquí
Kommyt para clubes socialesEl padrón, las cuotas y el mostrador en la misma pantalla.El contrato de encargado que tu club debe firmarEl papel que casi ningún club tiene y es el primero que se pide.Cuotas impagadas: cómo verlas a tiempoQué hacer cuando el padrón está bien pero el dinero no llega.Cómo trata Kommyt los datosQué se guarda, dónde y durante cuánto.Esto es una guía, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Antes de tomar una decisión con consecuencias legales, consúltalo con quien corresponda.