En corto
El monedero es un saldo prepago por socio: se recarga una vez y cada consumo lo descuenta. Quita el efectivo del mostrador y hace que la caja cuadre sola, pero ese saldo es dinero del socio, no ingreso del club, hasta que se gasta.
Por qué con monedero la caja cuadra sola
La diferencia se ve al cerrar. Esto es un día normal en los dos casos:
| Sin monedero | Con monedero | |
|---|---|---|
| Movimientos de efectivo | Uno por consumición | Uno por recarga |
| Cambio en el cajón | Todo el rato | Casi nunca |
| Descuadre típico | Céntimos que nadie recuerda | Ninguno: no hubo dinero de por medio |
| Quién debe qué | Se descubre al mes siguiente | Se ve al momento: saldo en negativo |
| Colas en la barra | Cobro en cada ronda | Se sirve y se apunta |
El efecto secundario bueno es el control: cuando cada consumo va a nombre de alguien, aparece de dónde sale el dinero que faltaba. Es lo mismo que contamos en control de consumos por socio.
El saldo no es dinero del club (todavía)
Contarlo mal tiene dos consecuencias, y ninguna es teórica. La primera es que el club parece ir mejor de lo que va: en enero se recarga mucho y en febrero se gasta, y si se apunta todo en enero el mes siguiente parece un desastre. La segunda es que, si el club cierra o cambia de junta, ese saldo hay que devolverlo y tiene que estar.
- Suma de saldos: cuánto dinero de socios tiene el club en custodia hoy. Es una deuda, no un beneficio.
- Consumos del mes: eso sí es ingreso, y es lo que va a la cuenta de resultados.
- Saldos en negativo: socios que han consumido a crédito. Es la partida que se olvida y la que más duele.
Kommyt separa estas tres cosas a propósito: el arqueo de caja cuenta solo el efectivo que se movió, y el saldo de los monederos va aparte. Mezclarlas es el error clásico y hace que el cierre no cuadre nunca.
Saldos en negativo y socios que se van
Hay dos decisiones que conviene tomar en la junta y dejar por escrito antes de que pasen, no cuando ya han pasado.
| Situación | Lo que hay que decidir antes |
|---|---|
| Un socio consume sin saldo | ¿Se le deja fiar? ¿Hasta cuánto? ¿Quién lo autoriza? |
| Un socio se da de baja con saldo a favor | ¿Se le devuelve? ¿En qué plazo? ¿En efectivo o por transferencia? |
| Un socio se da de baja debiendo | ¿Se reclama? ¿A partir de qué importe compensa? |
| Saldo parado durante años | ¿Se avisa al socio? ¿Se le da un plazo antes de hacer nada? |
Cómo se monta sin liarla el primer mes
- Empieza con saldo cero para todos, aunque haya deudas viejas apuntadas en el cuaderno. Migrar deudas y estrenar sistema el mismo día mezcla dos problemas.
- Mete las deudas viejas después, una a una y hablándolo con cada socio. Tarda más y evita la discusión de «yo no debía eso».
- Pon un mínimo de recarga que tenga sentido para tu barra. Recargas de dos euros convierten el monedero en lo mismo que había antes.
- Enseña a la barra a mirar el saldo antes de servir. El sistema puede avisar, pero quien decide es la persona.
- Cuadra la primera semana a mano. Suma de recargas menos consumos igual a suma de saldos. Si cuadra, ya no hace falta volver a hacerlo.
Si quieres ver cómo queda montado, está en el software de gestión para clubes sociales, con el mostrador y el arqueo al lado.
Cuándo el monedero no te conviene
Preguntas frecuentes
¿El saldo del monedero es un ingreso del club?
No hasta que se gasta. Mientras esté sin consumir es dinero del socio que el club tiene en custodia. Contarlo como ingreso el día de la recarga infla un mes y hunde el siguiente.
¿Puede quedarse el saldo en negativo?
Solo si el club decide dejar fiar. Es una decisión de la junta, conviene ponerle un tope y que quede claro quién lo autoriza.
¿Qué pasa con el saldo de un socio que se da de baja?
Lo que digan los estatutos del club. Lo importante es que esté decidido antes de que ocurra: improvisarlo el día que alguien se va es lo que genera el conflicto.
¿Hace falta un TPV o una pasarela de pago?
No para el monedero en sí: la recarga puede ser en efectivo o por transferencia y se apunta igual. Kommyt no cobra por internet al socio final.
Y desde aquí
Kommyt para clubes socialesMonedero, mostrador y arqueo de caja, sin mezclarlos.Control de consumos por socio, sin cuadernosLa otra mitad: qué se sirve y a quién.Cuotas impagadas: cómo verlas a tiempoEl monedero destapa la deuda; esto es qué hacer con ella.Esto es una guía, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Antes de tomar una decisión con consecuencias legales, consúltalo con quien corresponda.